Richtig & erfolgreich delegieren

Als Berufseinsteigerin Aufgaben im Business mit Erfolg delegieren

Gehören Sie auch zu den Menschen, die ungern Aufgaben an andere abgeben? Befürchten Sie Qualitätseinbußen? Weil Sie nur dann, wenn Sie es selbst machen, wissen, dass es gut gemacht wird. Sie sind dann zwar stets mehr als gut beschäftigt. Dafür stimmt die Qualität.

Oder liegt es daran, dass Sie sich als Berufsanfängerin nicht trauen, Ihrem männlichem Gegenüber klipp und klar zu sagen, was dieser zu tun hat? Vor allem Frauen, die am Anfang ihrer beruflichen Karriere stehen, wagen es häufig nicht, den Kollegen oder Mitarbeitern in ihrem Arbeitsumfeld klare Anweisungen zu geben. Sie sabotieren auf diese Weise ihren Delegationserfolg, nämlich zum einen Aufgaben an andere abzugeben und diese zum zweiten so erledigt zu bekommen wie sie sich das wünschen.

Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie – besonders als Berufseinsteigerin – mit Erfolg an ein männliches Gegenüber delegieren sowie Delegationsselbstsabotagefallen erkennen und vermeiden. Lernen Sie den Unterschied zwischen direkter und indirekter Kommunikation kennen, so dass Sie als Frau – wie auch als Mann – ab sofort mit klaren Anweisungen das von Ihnen gewünschte Ergebnis erreichen.

Drei Delegationsselbstsabotagefallen, die Sie als Frau kennen sollten

Die folgenden drei Delegationsselbstsabotagefallen sollten Sie sich ab sofort bewusst machen und in ihrem Arbeitsalltag vermeiden.

1. Die höfliche Frage

Vor allem Berufseinsteigerinnen stellen ihrem Gegenüber lieber eine höfliche Frage derart: „Herr Müller, könnten Sie bitte den Schriftsatz in der Sache XY erstellen?“, statt eine klare Anweisung zu formulieren. Eine solche Anfrage wird vom Kollegen oder Mitarbeiter regelmäßig nicht als Anweisung verstanden. Entweder bejaht dieser die in seinen Augen an ihn gestellte Frage. Alternativ weist er darauf hin, dass er etwas anderes zu tun habe. Egal wie die Antwort ausfällt, es passiert in der Regel nichts.

2. Die weichgespülte Bitte

Wenn Fragen nicht funktionieren, versucht so manche Frau ihre Anweisung in eine „weichgespülte“ Bitte – hier etwas übertrieben dargestellt – zu verpacken: „Herr Müller, könnten Sie unter Umständen bitte mal, gelegentlich, wenn es Ihnen eventuell gerade passt, den Schriftsatz in der Sache XY erstellen?“ Hier kann Frau sich die entsprechende Reaktion selbst denken. Herr Müller sagt möglicherweise „Ja, klar.“ Aber regelmäßig passiert hier auch nichts.

3. Die ironische Frage

Wenn Frau nach vielen erfolglosen Versuchen, eine bestimmte Aufgabe an einen Mann zu delegieren, einen letzten Versuch wagt, stellt sie – mittlerweile schon leicht verzweifelt oder gar etwas „angepisst“ – eine ironische Frage derart: „Herr Müller, würde Ihnen ein Zacken aus der Krone brechen, wenn Sie mal den Schriftsatz in der Sache X Y erstellen?“ Herr Müller beantwortet die an in gestellte Frage wahrscheinlich mit „Nein.“, tut jedoch wieder nichts. 

Schlussfolgerung

Immer dann, wenn Frau „handzahm“ agiert oder sich besonders weich und beziehungsfreundlich ausdrückt, sich also nicht traut zu sagen, was sie will, oder alternativ verärgert ist, erreicht sie bei den Herren Kollegen nichts oder eben nicht das gewünschte Ergebnis.

Männer reagieren nicht auf eine Delegation, bei der die Aufgabe an sie mittels einer im Konjunktiv oder gar ironisch formulierten Frage oder als weichgespülte Bitte adressiert wird. Sie sind es gewohnt, dass man ihnen klipp und klar freundlich sagt, was sie und wie sie es tun sollen. Wenn Frau sich das bewusst macht und ab sofort kommunikativ strategisch agiert, ist es relativ leicht, nicht nur die einzelnen Aufgaben an den betreffenden Mann, sondern auch die entsprechenden Ergebnisse geliefert zu bekommen.

Sprechen Sie nicht durch die Blume, sondern Klartext!

Das wichtigste Prinzip beim Delegieren in der männlich geprägten Businesswelt lautet Klartext. Delegieren Sie Aufgaben an die Kollegen mit wenigen Worten freundlich, aber bestimmt und auf eine Art und Weise, die mögliche Missverständnisse ausschließt.

Machen Sie sich bewusst, dass eine erfolgreiche Kommunikation vom „Empfängerhorizont“ her und damit aus der Perspektive Ihres Kollegen oder Mitarbeiters zu betrachten ist. Dafür, dass Sie Ihre Aufgaben weitergeben und diese erledigt werden, sind zuerst Sie verantwortlich.

Warum geht Aufgabendelegation schief?

Eine Aufgabendelegation geht nicht deshalb schief, weil Ihr Kollege die Sache nicht für Sie tun will, sondern Ihre Kommunikation für diesen regelmäßig nicht funktioniert. Wenn ein Mann nicht genau weiß, was er zu tut hat, tut er lieber nichts. Denn gemeint ist nicht gesagt. Gesagt ist nicht verstanden. Verstanden ist nicht einverstanden. Einverstanden ist nicht getan. Und getan ist nicht gut getan.

Vielen Frauen ist nicht bewusst, dass sie – nicht nur im Arbeitsumfeld – einen eher implizierten oder indirekten Sprachstil pflegen, Männer dagegen einen direkten oder expliziten Sprachstil. Oder anders gesagt: Frauen sprechen durch die Blume, die Herren frei von der Leber weg. Das Herausfordernde dabei ist, dass jeder Mensch davon ausgeht, dass der eigene Sprachstil der einzig richtige ist und von jeder Person gesprochen und verstanden wird. Die Praxis zeigt, dass dem – leider – nicht so ist.

Muss-Anweisung vs. Kann-Anweisung

Was Frau gefühlt als Muss-Anweisung ausspricht, klingt für einen Mann häufig wie eine Kann-Anweisung, die er in den meisten Fällen nicht als eine Anweisung empfindet. Sagen Sie daher Ihrem Kollegen oder Mitarbeiter unverblümt, klipp und klar, was dieser für Sie tun soll. Reden Sie Klartext, also klar und „hart“ in der Sache, aber angenehm im Umgang. Männer können damit sehr gut umgehen und honorieren das. Die indirekte Kommunikation dagegen funktioniert (außerhalb der Verliebtheitsphase) in der Regel bei ihnen nicht.

Erfolgstipps für eine klare Kommunikation

Bevor Sie eine Anweisung an Ihren Kollegen oder Mitarbeiter adressieren, nehmen Sie sich kurz Zeit und entwickeln Sie anhand der folgenden Tipps für sich Ihre ganz persönliche Kommunikationsstrategie in puncto Delegation von Aufgaben.

Tipp 1: Haben Sie für sich klar, was zu tun ist, und in welcher Qualität dies erreicht werden soll. Bestimmten Sie für sich Ihre Qualitätsziele und setzen Sie fest, welche Qualitätsschwankungen zulässig sind.

Tipp 2: Sprechen Sie Ihren Kollegen oder Mitarbeiter direkt mit seinem Namen an, wenn Sie ihm eine Aufgabe zuweisen.

Tipp 3: Delegieren und kommunizieren Sie freundlich, klar und bestimmt und im Indikativ. Verzichten Sie auf Worte wie eventuell, vielleicht, gelegentlich, wenn es passt usw., die Ihre Anweisung verwässern.

Tipp 4: Zeigen Sie Nachdruck. Vermeiden Sie, dass die Aufgabe wieder auf Ihrem Tisch landet, indem Sie Ihrem Gegenüber klar machen, dass dieser derjenige ist, der die Aufgabe nicht nur zu erfüllen hat, sondern auch für das gewünschte Ergebnis verantwortlich ist.

Tipp 5: Kontrollieren Sie, aber arbeiten Sie keinesfalls nach. Geben Sie ein klares Feedback zur Aufgabenerledigung. Sobald das von Ihnen kommunizierte Ergebnis erreicht worden ist, zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Sofern der Kollege oder Mitarbeiter die Aufgabe nach nicht zu Ihrer Zufriedenheit erfüllt hat, machen Sie diesem kurz und knapp klar, dass dies für Sie nicht funktioniert. In jedem Fall überlassen Sie dem Mitarbeiter die Verantwortung für das Ergebnis und damit auch die möglicherweise notwendige Nacharbeit.

Wie gehen Sie bei der Formulierung Ihrer Anweisung gegenüber einem Kollegen oder Mitarbeiter konkret vor?

Schritt 1: Sagen Sie kurz und knapp, was zu erledigen ist. Auch hier gilt: Sprechen Sie dabei den betreffenden Kollegen mit seinem Namen an.

Schritt 2: Sagen Sie, in welcher Qualität die Aufgabenerfüllung zu geschehen hat.

Schritt 3: Setzen Sie fest, bis wann die Sache zu erledigen ist. Kommunizieren Sie einen konkreten Termin.

Schritt 4: Erläutern Sie in bestimmten Fällen kurz, wofür Sie was brauchen. Auf diese Weise machen Sie klar, warum diese Aufgabe so zu erledigen ist.

Schritt 5: Um Ihrer Anweisung Nachdruck zu verleihen, adressieren Sie Mitarbeiter am Ende noch einmal namentlich.

Um sicher zu gehen, dass Ihre Kommunikation zum gewünschten Erfolg führt, lohnt es sich zu Beginn, nachzufragen, was Ihr Gegenüber tatsächlich verstanden hat. In dem Fall können Sie bei Bedarf Ihre Ausführungen mit wenigen Worten ergänzen.

Richtig delegieren: ein Formulierungsbeispiel

Folgendes Praxisbeispiel zeigt, wie Ihre Anweisung unter Beachtung der obigen Ausführungen aussehen kann:

„Herr Müller, bitte erstellen Sie den Schriftsatz in der Sache XY. Der Schriftsatz soll neben dem Thema A auch einen Überblick über das Thema B enthalten. Ich brauche diesen bis kommenden Dienstag, 12.00 Uhr. Denn Mittwoch ist die Besprechung mit dem Mandanten, Herr Müller.“

Erfolgreich delegieren — Fazit

Probieren Sie es aus. Sie werden schnell feststellen, dass es Sinn macht, dass Sie bei der Delegation von Aufgaben an die Herren Kollegen oder Mitarbeiter zielfokussiert sowie strategisch vorgehen und Ihre Kommunikation an Ihr Gegenüber anpassen. Denn, wenn Frau erfolgreich delegiert, spart sie sich selbst und allen anderen jede Menge Zeit und Energie. Beide lassen sich viel gewinnbringender für andere Projekte, neue Themen oder für was auch immer nutzen. Zudem machen Sie sich so Ihr Leben und auch das der Männer in Ihrem Arbeitsumfeld leichter.

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