Legal Tech in der HR-Beratung: interdisziplinär & digital

In Zeiten des digitalen Wandels erfordern eine zeitgemäße, effiziente Beratung und Unterstützung von HR-Funktionen neben einem fachlich breit aufgestellten Team auch zunehmend den Einsatz sogenannter Legal-Technology-Tools, kurz: von Legal Tech. Die neuen digitalen Technologien fördern eine sinnvolle und effiziente HR-Arbeit durch smartere und agilere Prozesse, beispielsweise bei der Durchsicht virtueller Datenräume oder der Strukturierung von Arbeitsergebnissen. Der nachfolgende Artikel beleuchtet beispielhaft den Einsatz von Legal Tech durch drei Service-Teams von PwC (Legal), einer der „Big Four“.

Das Team „People in Deals“

Das Team „People in Deals“ kennzeichnet die Arbeit innerhalb des globalen M&A-Drehbuchs. Dem liegt die Erwägung zugrunde, dass Unternehmensfusionen, Firmenübernahmen, Konzernumstrukturierungen oder Neugründungen heute äußerst komplex sind und einem konkreten Ablauf folgen. Zahlreiche Disziplinen wie Transaction Services, M&A Tax, M&A Legal oder Reward, Pension und Leadership müssen Hand in Hand arbeiten, um das Transaktionsdrehbuch zielführend umzusetzen.

So müssen beispielsweise bei einer Transaktion internationaler Konzerne die personalbezogenen Stärken und Schwächen aller am Deal beteiligten Unternehmen in der HR Due Diligence schnell und gründlich analysiert werden. Unsere Experten von „People in Deals“ in den jeweiligen Ländern müssen daher gut koordiniert zusammenarbeiten. Dazu gehört es, jederzeit über den eigenen fachlichen Tellerrand hinauszuschauen und sich mit den Stakeholdern auszutauschen.

Aufgabenteilung im Team

Die Aufgabe des Deal-Managers ist es, mit entsprechender Weitsicht die richtigen Experten und Disziplinen für den jeweiligen Deal im Team zu vereinen. Der Teamkoordinator führt das Team nach den Vorgaben des Transaktionsdrehbuchs durch den Due-Diligence-Prozess und organisiert die Kooperation mit verschiedenen anderen Teams.

Zu unserem „People in Deals“-Team gehören unter anderem Juristen, die die Vertragsverhältnisse der Geschäftsführung, Musterarbeitsverträge der Belegschaft, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge analysieren; HR-Experten, die die HR-Funktion, die Unternehmenskultur und Aspekte des Change-Managements untersuchen, damit die späteren Integrationsprozesse zielgerichtet gesteuert werden können, aber auch Psychologen, die sich mit Leadership-Themen beschäftigen, oder Versicherungsmathematiker, die die Pensionslandschaft bewerten.

Digitale HR-Begleitung

Bei Transformationen ist es heute ausschlaggebend, eine digitale HR-Begleitung zu ermöglichen. Schließlich müssen Unmengen an Mitarbeiterdaten schnell und konsistent analysiert sowie Tausende von Daten verschiedener Unternehmen und Jurisdiktionen miteinander verglichen werden. Legal Tech kommt dabei wie folgt zum Tragen: Text-Mining-Software unterstützt das Auslesen einer Vielzahl von Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen in Datenräumen. Die Experten können so versteckte Risiken auf effiziente Weise aufdecken.

Nach einer Unternehmensfusion muss die HR-Abteilung strategisch und prozedural an die neue Struktur angepasst werden, und zwar möglichst effizienzorientiert. Damit dies gelingt, unterstützen wir unsere Kunden bei der Gestaltung digitaler und smarter HR-Prozesse. Dazu müssen zunächst alle HR-Prozesse und -Fähigkeiten kritisch beleuchtet werden.

Die digital Fitness App

Mit der von PwC entwickelten Digital Fitness App lässt sich der Wissensstand der Abteilung bzw. der Mitarbeiter auf dem Gebiet der Digitalisierung prüfen. Die App bietet den Anwendern darüber hinaus gezielte Informationen, die dazu dienen, sich mit dem Thema weiter vertraut zu machen und sich fortzubilden, um so eventuelle Unsicherheiten zu überwinden.

Des Weiteren führen wir auf Wunsch moderne Tools wie Workday und SuccessFactors für das Human-Capital-Management ein. Dazu begleiten wir unsere Kunden nicht nur auf technischer Ebene, sondern führen auch ein arbeitsrechtliches Monitoring durch, damit die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt werden. Was die Legal-Tech-Seite betrifft: Zieht ein Unternehmen mit einer Akquisition eine Umstrukturierung in Erwägung, lassen sich mithilfe von Analysetools Kostenszenarien und Vorschläge für neue Organisationsstrukturen bewerten und modellieren. 

Interdisziplinäres Arbeiten und der Einsatz digitaler Technologien sind entscheidend.

Interdisziplinäre Verzahnung

Dank der digitalen Möglichkeiten werden die Transaktionszyklen – ebenso wie eine Vielzahl an Prozessen in den Unternehmen – beschleunigt und bestenfalls auch effizienter. Eine zeitgemäße HR-Beratung muss hier Schritt halten können. Es gilt, neue Technologien, Plattformen, Prozesse und Tools zu nutzen, die sowohl den Unternehmen als auch ihren Beratern dabei helfen, das Potenzial einer Akquisition vollumfänglich auszuschöpfen.

Mit den richtigen digitalen Tools und einer interdisziplinären Verzahnung der richtigen Experten kann die HR-Beratung einen entscheidenden und nachhaltigen Mehrwert für ihre Kunden in allen Phasen des Deals schaffen. Cloud-basierte Coworking-Plattformen ermöglichen insoweit eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Kunden und ihren Beratern in Echtzeit: Dokumente können hochgeladen, von allen Parteien bearbeitet und zeitgleich ausgewertet werden. Chatbots unterstützen dabei die Kommunikation zwischen den Plattformnutzern.

Integrierte Beratung

Ein zentrales weiteres Feld ist die integrierte Beratung zur betrieblichen Altersversorgung – mit digitaler Unterstützung. Die betriebliche Altersversorgung erfordert heutzutage ein hoch spezialisiertes Beraterteam mit interdisziplinärem Ansatz. Neben der juristischen und insbesondere arbeitsrechtlichen Betrachtung der betrieblichen Altersversorgung gehört die Analyse betriebswirtschaftlicher, steuerlicher und bilanzieller Elemente ebenso dazu.

Denn ohne eine solche umfassende Betrachtung lassen sich die Auswirkungen einer bestehenden betrieblichen Altersversorgung oder deren Veränderung nicht vollumfänglich beurteilen. Deshalb arbeiten in unserer Organisation Rechtsanwälte, Versicherungsmathematiker, Betriebswirte und Steuerberater eng zusammen und gewährleisten so, dass ihre Kunden fundierte und umsichtige Antworten auf all ihre Fragen erhalten.

Rechtsanwälte im Team

Die Rechtsanwälte im Team befassen sich unter anderem mit der Beurteilung von Veränderungsmöglichkeiten der Versorgungsordnungen, der Umsetzung des neuen Betriebsrentenstärkungsgesetzes oder sie beraten Vorstände und Geschäftsführer zu individuellen Versorgungszusagen.

Des Weiteren bieten sie Unterstützung bei der Auslagerung von Pensionsverpflichtungen, etwa auf einen Pensionsfonds, oder der Ausfinanzierung von Altersversorgungsverpflichtungen, etwa über ein Contractual Trust Arrangement (CTA), und beraten zum Umgang mit CTAs im Fall von Insolvenzen, Betriebsübergängen und Transaktionen. Sie übernehmen die Vertretung vor den Arbeitsgerichten aller Instanzen, etwa bei Verfahren über die Anpassung von Betriebsrenten. Sie beraten öffentliche Arbeitgeber im Bereich der Zusatzversorgung mit all ihren Besonderheiten und unterstützen Unternehmen bei der Gestaltung von Lebensarbeitszeitkonten, Altersteilzeit- und Vorruhestandsverhältnissen.

Beispiel Versorgungsrecht

Am Beispiel der Verschiebung des Rentenbeginns in der gesetzlichen Rentenversicherung soll die Notwendigkeit einer integrierten Betrachtung versorgungsrechtlicher Fragen kurz illustriert werden: Rein arbeitsrechtlich war klar, dass die zuvor geltende Altersgrenze in die künftig individuell geltende Altersgrenze umgedeutet wird; einer Anpassung der Versorgungsordnungen bedurfte es somit nicht.

Steuerlich betrachtet war eine Anpassung der Versorgungsordnungen, mindestens aber eine Überprüfung dann doch notwendig, denn das Steuerrecht fordert für die Anerkennung von Pensionsrückstellungen die Schriftlichkeit der Zusage. Die aktuelle Niedrigzinsphase stellt eine besondere Herausforderung für die betriebliche Altersversorgung dar; ihre Auswirkungen müssen zunächst versicherungsmathematisch und bilanziell ermittelt und prognostiziert werden. Bei vielen Unternehmen führt die Analyse zu Handlungsbedarf; es muss untersucht werden, inwieweit eine Umgestaltung des Versorgungswerks zu bilanziellen Veränderungen führt. Auch hier müssen Betriebswirte und Rechtsexperten eng zusammenarbeiten.

Da die betriebliche Altersversorgung in der Regel nur einen Teil der Altersversorgung darstellt, gehören bei PwC häufig auch Sozialversicherungsexperten und Rentenberater zu den Beratungsteams. Als Legal-Tech-Instrument hilft die Pensions Indicator App unseren Kunden, auf schnelle und unkomplizierte Weise durch Eingabe von Kennziffern ihres Unternehmens eine erste Indikation zur Entwicklung ihrer Pensionsverpflichtungen zu erhalten.

Mehr Effizienz durch Legal Tech

Moderne Technologien wie künstliche Intelligenz oder Blockchain werden den Berater in Zukunft immer häufiger unterstützen. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung interner Prozesse, sondern auch um Anwendungen, die dem direkten Austausch mit den Kunden dienen, beispielsweise Cloud-basierte Plattformen. Das Contract-Lifecycle-Management (CLM), die Gestaltung rechtlicher Prozesse (Legal Workflow Design) sowie der direkte Austausch mit Mandanten auf einer Cloud-basierten Plattform (Client Entry Portal) sind drei wichtige Säulen der interdisziplinären Zusammenarbeit.

Vielfältige Aktivitäten

Der Lebenszyklus eines Vertrags umfasst vielfältige, einzelne Aktivitäten – von der Anfrage bis zur Ablage im Document-Management-System (DMS). Im Rahmen des CLM hilft Contract Automation, hier einen automatisierten Gesamtprozess innerhalb der IT-Infrastruktur zu schaffen und das System einheitlich zu führen. Jedes einzelne Service-Team erteilt durch E-Signatur eine fachliche Freigabe. Dadurch, dass unterschiedliche Service-Teams an einem Dokument auf einer Coworking-Plattform arbeiten, wird in Echtzeit ein Single-Truth-Dokument erstellt. Die Standardisierung von Reportings, Analysen und der Überwachung von Meilensteinen und Fristen wird mit zunehmender Automatisierung ebenfalls fortschreiten.

Round-Up

Dies sind nur einige Beispiele für den Einsatz von Legal Tech, den wir innerhalb unseres Netzwerks von PwC Europe vorantreiben. Dabei steht für uns auch die europaweite Synchronisation der technischen Tools im Zentrum, denn sie ist Grundvoraussetzung für unsere Teamarbeit, bei der unterschiedliche Sprachen und Jurisdiktionen oder nationale Besonderheiten kein Hindernis darstellen und bei der unsere global agierenden Kunden im Fokus stehen.

Dieser Beitrag erschien zuerst im Juracon Jahrbuch 2019

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