Die flexible Behörde: New Work und agile Gesetzgebung
Mit der Arbeit in Bundesbehörden verbinden die meisten mehr Aktenarbeit als Agilität oder eine Denkfabrik. In einer digitalisierten Welt machen New Work Konzepte auch vor Behördentüren nicht halt.
Zukunft der Verwaltung: Flexibilität und Vernetzung im Bundesministerium für Arbeit und Soziales
Bundesbehörde – das klingt für manch angehende Jurist:in nach Aktenstapel, Hierarchie und Behäbigkeit. Richtig ist, dass die Organisationsstruktur in Bundesministerien seit der Gründung der Bundesrepublik Deutschland konstant ist: Minister:innen lenken gemeinsam mit Staatssekretär:innen und Leitungsstab die Geschicke des Hauses.
Die Abteilungen, Unterabteilungen und Referate stehen beratend zur Seite und übersetzen die politischen Strategien in Gesetzesentwürfe, Verordnungen und Richtlinien. Was sich in den letzten 10 Jahren jedoch deutlich verändert hat, ist die Art der Zusammenarbeit zwischen den Arbeitsbereichen. Im Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) arbeiten Projektteams aus verschiedenen Referaten und Disziplinen gemeinsam an Gesetzesvorhaben.
New Work, agiles Arbeiten und flexible Projektteams gehören zum Arbeitsalltag. Die Arbeitsweise im BMAS ist durch Vernetzung und Flexibilisierung gekennzeichnet. Als moderne Verwaltung fordern und fördern wir zunehmend agile, selbst organisierte und ergebnisorientierte Arbeitsprinzipien. Dadurch verändert sich vor allem das „Wie“ der Zusammenarbeit. Unsere Führungskräfte berücksichtigen dabei auch die veränderten Erwartungen ihrer Mitarbeitenden in Bezug auf Beteiligung und Autonomie.
Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft
Ein Beispiel dafür, wie moderne Verwaltung in der täglichen Praxis im BMAS aussieht, ist die Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft. Mit der Einrichtung der Denkfabrik haben wir im Oktober 2018 eine für oberste Bundesbehörden einzigartige, interdisziplinär und agil arbeitende Organisationseinheit geschaffen, die Funktionen und Arbeitsweisen eines klassischen Think Tanks und eines zeitgenössischen Future Labs verbindet.
Ziel ist es, neue Handlungsfelder, die für das Arbeits- und Sozialministerium durch die Digitalisierung und andere Trends entstehen, frühzeitig zu identifizieren, die Arbeitswelt stärker im gesellschaftlichen Kontext zu erfassen und neue Lösungsansätze für die Arbeitsgesellschaft der Zukunft zu entwickeln.
Die Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft bündelt Projekte und Prozesse rund um die digitale Transformation innerhalb des BMAS und entwickelt daraus ein größeres Bild der Arbeitsgesellschaft der Zukunft. Sie bildet damit eine zentrale Anspielstation für Wissenschaft, Praxis und Sozialpartner.
Mit wissenschaftlichen Methoden der strategischen Vorausschau beobachtet die Denkfabrik Trends in Technologie, Ökonomie und Gesellschaft und formuliert konkrete Gestaltungsaufgaben für das BMAS: Welche Bedeutung haben die Trends für die Zukunft der Arbeitsgesellschaft? Wie ist der internationale Forschungsstand und wo können wir von den Erfahrungen anderer Länder profitieren?
Wo ist Forschungsbedarf und mit welchen Partnern aus Wissenschaft und Praxis können und sollen Forschungslücken gefüllt werden? Auf dieser Grundlage definiert die Denkfabrik unmittelbaren und langfristigen politischen Gestaltungsbedarf.
Die Denkfabrik ist in die Struktur des BMAS eingebunden, arbeitet selber aber in einer Matrix-Struktur, in der komplexe Themen, Perspektiven und Arbeitsweisen nicht linear, sondern verschränkt ineinandergreifen. Sie nutzt agile Methoden wie Design Thinking, Labs und partizipative Co-Creation-Prozesse, um sich den Themen interdisziplinär und aus unterschiedlichen Perspektiven zu nähern.
Jobmessen Jura
Karrieremessen von IQB & Myjobfair
Unsere Jobmessen & Karrieremessen für Juristen finden als Präsenzveranstaltung oder online statt und bieten Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteigern die ideale Orientierung in Sachen Karrierechancen.
BMAS-Flexi-Team
Das BMAS-Flexi-Team ist als Erstes innerhalb der Bundesregierung Vorreiter für flexibles, agiles und vernetztes Arbeiten. Die Kolleginnen und Kollegen in Bonn und Berlin begeistern sich für neue Inhalte und die Zusammenarbeit in wechselnden Teams. Sie wollen die Arbeit in der Bundesregierung aktiv mitgestalten.
Die Mitglieder des Flexi-Teams unterstützen die Abteilungen unbürokratisch und schnell bei kurzfristigen Personalengpässen und wenn politisch prioritäre Projekte zusätzliches Personal erfordern. Die Kolleginnen und Kollegen erhalten innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über die Themenvielfalt des Hauses. Dies fördert die berufliche und persönliche Entwicklung in besonderem Maße und bietet eine ideale Gelegenheit, sich zu vernetzen und bei vielen spannenden politischen Vorhaben mitzuwirken.
Ein agiles Gesetzgebungsverfahren basiert auf den Prinzipien agiler Projektmanagementmethoden, die ursprünglich für die
Softwareentwicklung konzipiert wurden.
Durch ihr breites Erfahrungswissen tragen sie dazu bei, dass die Vernetzung zwischen den Abteilungen optimiert wird und wirken damit als Multiplikatoren von bewährten Methoden und Verfahrensweisen („Best Practices“) im ganzen BMAS.
Neben den Einsätzen greift das Team aktuelle Herausforderungen auf und entwickelt in eigenen Projekten kreative Lösungen für das ganze BMAS. Ein Beispiel ist die Unterstützung bei Personalwechseln durch einen moderierten Wissenstransfer. Das Team lebt neue Methoden der Zusammenarbeit in einer Bundesverwaltung: Entscheidungen werden gleichberechtigt im Team getroffen und auch die Leitung erfolgt durch das Team selbst, indem Mitarbeitende sich in der Leitung abwechseln.
Künstliche Intelligenz
Themenschwerpunkt KI
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz hat erhebliche Auswirkungen auf unser berufliches Leben. Wir schauen uns die Vor- und Nachteile genauer an.
Agile Coaches
Zur Entwicklung einer modernen Verwaltung gehören auch agile Arbeitsweisen. Agiles Arbeiten entstammt zwar ursprünglich der Welt der Softwareentwicklung, aber auch in der öffentlichen Verwaltung sind über die Jahre die Anforderungen immer komplexer geworden und viele Ansätze lassen sich gut übertragen.
Agiles Arbeiten ist geprägt von Transparenz, Dialog, konstruktiver Fehlerkultur, der Nutzendenorientierung, einer gewissen Experimentierfreude und einer Haltung des Vertrauens – Werte, die für die erfolgreiche Arbeit des BMAS ebenfalls entscheidend sind. Um agile Werte und Arbeitsweisen stärker im BMAS zu implementieren, wurden aus allen Abteilungen und verschiedenen Hierarchieebenen Kolleginnen und Kollegen zu agilen Coaches ausgebildet.
Mit einem agilen Methodenkoffer, neuen Ideen und viel Motivation stehen die Agilen Coaches ihren Kolleginnen und Kollegen beratend zur Seite, unterstützen bei der Einschätzung, ob eine agile Methode oder Technik für eine bestimmte Aufgabe geeignet ist und begleiten methodisch die Umsetzung. So setzen sie Impulse für agiles Arbeiten im BMAS und darüber hinaus.
Agiles Arbeiten
Als moderner Arbeitgeber treibt das BMAS Veränderung hin zu neuem, flexiblem und agilem Arbeiten. Wir befähigen unsere Beschäftigten und geben ihnen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweisen an die Herausforderungen einer VUCA-Umwelt und an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen – z. B. durch flexible Arbeitszeiten, ortsflexibles Arbeiten, projektförmige Arbeit und methodische Strukturen, die eine höhere Verantwortung und Partizipation zulassen. Wir arbeiten und experimentieren mit unterschiedlichen Strukturinnovationen und rollen erfolgreiche Piloten sukzessive weiter aus. So entsteht durch unsere innovativen Einheiten mehr Zufriedenheit, eine höhere Effektivität und eine höhere Resilienz für das BMAS als Organisation.“
– Anja Klie, Leiterin der Projektgruppe Neues Arbeiten im BMAS –
Projektgruppe Neues Arbeiten
Im BMAS werden zahlreiche Projekte, Aktivitäten und Netzwerke umgesetzt, die jeweils einen Beitrag zur zukunftsfähigen Gestaltung der Arbeitswelt leisten sollen. Seit 2022 vernetzt eine Projektgruppe als zentrale Organisationseinheit Wissen zu neuem Arbeiten. Sie bündelt z. B. die Erkenntnisse aus den dezentralen Initiativen Agile Coaches und Flexi-Team und gestaltet aktiv Veränderungsmanagement im BMAS.
Mit der Projektgruppe pilotieren wir eine interne Beratung für projektbezogenes Arbeiten und unterstützen unsere Kolleginnen und Kollegen mit Moderation und Prozessbegleitung. Wir entwickeln organisatorische Neuerungen weiter und erarbeiten Empfehlungen zur Verzahnung agiler und projektorientierter Arbeitsformen mit der Linienorganisation. Seit 2022 etablieren wir beispielsweise basierend auf dem Flexi-Team-Ansatz abteilungsinterne FlexProjektteams. Darüber hinaus wirken wir bei ressortübergreifenden Ansätzen zur Verwaltungsmodernisierung mit.
Legal Tech
Themenschwerpunkt
Legal Tech
Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Themen rund um Legal Tech und Informationstechnologie im Arbeitsalltag von Juristinnen und Juristen.
Agile Gesetzgebung – funktioniert das?
Ein agiles Gesetzgebungsverfahren basiert auf den Prinzipien agiler Projektmanagementmethoden, die ursprünglich für die Softwareentwicklung konzipiert wurden. Es zielt darauf ab, den Gesetzgebungsprozess flexibler, reaktionsfähiger und transparenter zu gestalten. Das erfordert beispielsweise eine frühzeitige Einbindung der Zielgruppen, für die die Gesetzgebung bestimmt ist.
Dazu zählen auch die Anwender:innen, also jene, die künftig mit den neuen gesetzlichen Regelungen arbeiten werden. Über Interviews mit den Zielgruppen fließen diese Aspekte in die Planung und Definition der Ziele ein. Das agile Gesetzgebungsverfahren beinhaltet zudem ein kontinuierliches Feedback von verschiedenen Interessengruppen. Das Feedback wird in die laufende Gesetzgebungsarbeit einbezogen, um Anpassungen vorzunehmen.
In regelmäßigen Planungsmeetings wird der Fortschritt besprochen, Hindernisse identifiziert und Lösungen gefunden. So können einzelne Aufgabenpakete in der Gesetzgebung überprüft und im Referentenentwurf angepasst werden. Der Hauptvorteil eines agilen Gesetzgebungsverfahrens besteht darin, dass es eine engere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen beteiligten Ministerien, Zielgruppen und Stakeholdern ermöglicht.
Der Prozess ist in der Regel länger angelegt als übliche Verfahren, er ist jedoch weniger fehleranfällig. Denn die Reaktion auf sich ändernde Anforderungen ist bereits im Prozess angelegt. Kontinuierliches Feedback und Überarbeitung von Anfang an gewährleisten letztlich eine bessere Qualität der Gesetzgebung.
Flexible Karrierewege
Eine Karriere als Jurist:in im BMAS öffnet Ihnen vielfältige Möglichkeiten und Wege. Sie haben die Chance, aktiv an der Gestaltung und Umsetzung von Gesetzen und politischen Maßnahmen mitzuwirken. Unsere Themen- und Jobvielfalt bietet spannende Einsatzmöglichkeiten in Berlin und Bonn und auch international. Mit unseren Angeboten zur Personalentwicklung stärken wir Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen für eine individuelle berufliche Weiterentwicklung.
Dieser Artikel erschien zuerst im mylawguide 2023, dem Karrierehandbuch für Juristinnen und Juristen.
